La documentation de conformité avant l’entrée en vigueur du RGPD avec 01rgpd.com
L’entrée en vigueur du RGPD est imminente, vous devez vous soumettre à l’obligation de documentation de conformité édictée par ses clauses. Pour prouver votre bonne foi, votre soumission au texte et éviter tout risque de procès, nous vous proposons nos outils informatiques d’horodatage par huissier.
1. Notre outil d’aide à la mise en conformité au RGPD de votre entreprise
Même si une tolérance est prévue pour les contrats déjà en cours au moment de l’entrée en vigueur du RGPD, toutes les entreprises devront être en conformité à la date du 25 mai 2018. C’est-à-dire qu’elles doivent remanier leurs documentation interne et leurs pratiques pour s’adapter aux nouvelles règles relatives au renforcement de la protection des données à caractère personnel ou sensible. Nous vous offrons de vous aider dans ce processus et surtout de justifier vos démarches faites dans le sens de la conformité grâce à notre outil.
Nous vous proposons de réaliser un questionnaire qui vous donnera un score en fonction de votre conformité aux prescriptions du RGPD. Vous obtiendrez ainsi un rapport sur lequel figureront les points que vous devrez améliorer. Ce rapport sera ensuite transmis à un huissier de justice qui l’horodatera et le conservera au rang de ses minutes.
Vous disposerez ainsi d’une cartographie précise et complète à un moment T de la situation de votre entreprise au regard du RGPD, que vous pourrez produire à la Cnil en cas de contrôle. Vous aurez donc en permanence à votre disposition et à celle de l’organe de régulation un document démontrant votre bonne foi en matière de conformité aux bonnes pratiques relatives au traitement des données à caractère personnel.
Bien évidemment, ce document est appelé à évoluer avec le temps pour prouver vos efforts et le changement de la politique interne de votre entreprise en conformité avec le règlement. Chaque fois, le rapport sera horodaté et sauvegardé à la fois chez l’huissier et sur notre site Internet.
2. La preuve de la conformité de votre règlement intérieur
Les entreprises qui disposent actuellement d’un règlement intérieur doivent mettre à jour ce document pour qu’il soit en conformité avec les dispositions du RGPD. Celui-ci a en effet mis en place un système de responsabilisation des sociétés s’agissant du traitement (recueil, stockage et utilisation) des données à caractère personnel. Or le règlement intérieur, qui concerne les salariés des entreprises, entre dans le champ d’application du RGPD. Leur information et le recueil de leur consentement éclairé doivent être assurés par l’entreprise pour que celle-ci soit en conformité avec le RGPD.
À nouveau, nous vous aidons à prouver votre bonne foi grâce à notre outil. Nous vous proposons en effet, une fois que vous aurez remanié votre règlement intérieur pour le rendre conforme au RGPD, de l’uploader sur notre site. Nous le transmettrons à un huissier de justice qui l’horodatera pour lui conférer une date certaine. Dans le même temps, vous recevrez un certificat d’horodatage de votre règlement intérieur sur notre système. Il ne vous reste plus par la suite qu’à partager le règlement intérieur avec vos salariés, via notre système. Ce partage fera lui aussi l’objet d’un rapport horodaté et vous aurez entre les mains une preuve irréfutable de votre conformité au RGPD. Plus aucun de vos collaborateurs ne pourra par la suite prétendre ne pas avoir eu connaissance et accepté les termes de votre règlement interne, et vous êtes ainsi assuré de gagner chacun de vos procès aux prud’hommes si l’un d’eux décidait de porter plainte contre vous pour violation supposée de ses droits.
3. La preuve de la conformité au RGPD de vos contrats sous-traitants
En vertu du RGPD, les sous-traitants sont également soumis au principe de responsabilisation quant au traitement des données à caractère personnel. Un cadre strict est édicté pour le respect des bonnes pratiques, et le sous-traitant doit agir uniquement dans la finalité et conformément aux prescriptions documentées du responsable du traitement. Il vous faut donc pouvoir prouver à n’importe quel moment que le contrat que vous avez passé avec votre sous-traitant est conforme au RGPD. Pour ce faire, nous vous proposons notre outil informatique grâce auquel vous pourrez télécharger vos contrats sur notre site. Ils seront eux aussi horodatés par un huissier, et stockés en ligne et au rang des minutes de son étude. Vous aurez ainsi la preuve irréfutable que les contrats avec vos sous-traitants sont conformes au RGPD à un moment précis si la Cnil vous impose un contrôle.
